Σκοπός του σεμιναρίου είναι να ξεκινήσει έναν διάλογο για την αξία της απλότητας και της σαφήνειας στη γραπτή επικοινωνία στη χώρα μας, όπου η «σαφής γραφή» (clear writing) και η «απλή γλώσσα» (plain language) είναι έννοιες σχετικά άγνωστες. Η σαφής γραφή συνδέεται με την απλή γλώσσα και συχνά οι δύο όροι χρησιμοποιούνται ως συνώνυμοι, για να δηλώσουν την προσπάθεια για τη σύνταξη κειμένων που ελαχιστοποιούν κατά το δυνατόν τις δυσκολίες κατανόησης για τον αναγνώστη και την αναγνώστρια.

Σαφής γραφή, όπως αποδίδουμε στα ελληνικά τον όρο clear writing, είναι η γραφή η οποία διασφαλίζει ότι ένα κείμενο είναι ευανάγνωστο και εύληπτο και ο αναγνώστης ή η αναγνώστρια αντιλαμβάνεται πλήρως το νόημά του με την πρώτη ανάγνωση – ή ακρόαση. Η σαφής γραφή αφορά τόσο το περιεχόμενο του λόγου όσο και την οργάνωση και παρουσίασή του και σε καμία περίπτωση δεν σημαίνει μια απλουστευτική γραφή που υποβαθμίζει το κείμενο και την επικοινωνία. Αντιθέτως, λαμβάνει υπόψη την οργάνωση του λόγου στα διάφορα κειμενικά είδη και την υπηρετεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Η σαφής γραφή αφορά κάθε είδους κείμενα του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα, από τα νομοθετικά και τα διοικητικά ως την αλληλογραφία και την εν γένει επικοινωνία με τον πολίτη. Διευκολύνει τη σχέση των επαγγελματιών και των εταιρειών με το κοινό τους, αλλά και υπηρετεί την καλύτερη επικοινωνία κράτους και πολίτη και την προαγωγή της δημοκρατίας. 

Στα ελληνικά, πολλές φορές η διάρθρωση και η διατύπωση των κειμένων, σε πολλά και διαφορετικά κειμενικά είδη, είναι πολύπλοκες και δυσκολεύουν την κατανόηση τους. Και όμως, σε πολλές χώρες η απλή γλώσσα προωθείται συνειδητά για τη βελτίωση της επικοινωνίας των δημόσιων αρχών με τους πολίτες αλλά και των επιχειρήσεων με τους πελάτες τους. Και στα θεσμικά όργανα της ΕΕ, η σαφής γραφή προωθείται για να βελτιώσει την ποιότητα των νομικών κειμένων αλλά και των κειμένων που απευθύνονται στο ευρύ κοινό. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, ειδικότερα, οργανώνει εκστρατείες προαγωγής της σε ευρωπαϊκό επίπεδο και στα κράτη μέλη. Σε πολλά κράτη μέλη της ΕΕ, αλλά και διεθνώς, έχουν συσταθεί είτε δημόσιοι οργανισμοί που προωθούν τη σαφή γραφή και την απλή γλώσσα, είτε ιδιωτικές εταιρείες που παρέχουν υπηρεσίες επιμέλειας και εκπαίδευσης στο συγκεκριμένο πεδίο.

Ειδικά σε μια εποχή που ο πολίτης καλείται να κατανοήσει και να διαχειριστεί εξαιρετικά εξειδικευμένες και σύνθετες πληροφορίες, η σαφής γραφή μπορεί να αποτελέσει ένα πολύτιμο εργαλείο στην επικοινωνία.